Mode d'emploi
Version 1.0 : [05.08.2021]
1. s'enregistrer
Enregistrez-vous avec une adresse e-mail et un mot de passe. Confirmez l'adresse e-mail dans le mail reçu "Confirmer l'adresse e-mail pour le WPK en ligne". Si vous n'avez pas reçu de mail, veuillez vérifier votre dossier de spam.
2. inscription
Lors de la première inscription, vous devez saisir les informations relatives à votre entreprise. Saisissez les informations suivantes :
- Nom de l'entreprise (adresse de facturation)
- Numéro de registre du commerce/numéro d'identification de l'entreprise (IDE)
https://www.bfs.admin.ch/bfs/de/home/register/unternehmensregister/unternehmens-identifikationsnummer.html - Si disponible, l'adresse de votre site web
- Votre logo d'entreprise (utilisé pour la mise en page du manuel WPK)
- Adresse de l'entreprise (adresse de facturation)
- Usine de fabrication (peut être identique au nom de l'entreprise)
- S'il y a plusieurs divisions de fabrication, vous pouvez saisir d'autres divisions ultérieurement.
- Adresse de l'usine de fabrication (Peut être identique au nom de l'entreprise)
3. adapter le profil d'utilisateur
Sous votre profil d'utilisateur (en haut à droite), vous pouvez enregistrer d'autres données concernant l'utilisateur et modifier le mot de passe.
4. ajouter/modifier des usines de fabrication
Sous Usines de fabrication, il est possible de saisir d'autres usines ou de modifier des informations existantes.
5. traiter les données de l'entreprise
Sous Usines de fabrication entreprise, les données de l'entreprise peuvent être modifiées, y compris le logo de l'entreprise.
6. ouvrir un nouveau manuel
Cliquez sur Ajouter un nouveau manuel et effectuez les étapes suivantes :
- Choisir la langue: Dans quelle langue ce manuel doit-il être disponible) ?
- Nom: Nom de votre manuel WPK.
- Division de fabrication: Si vous avez saisi plusieurs divisions de fabrication, choisissez pour quelle division le nouveau manuel sera créé. (Un manuel séparé doit être créé pour chaque usine de fabrication).
- Sélection des produits: Choisissez ici pour quelle norme et quelle version ou variante WPK vous avez besoin de votre manuel. (Les produits avec un "CH-" ne sont utilisables qu'en Suisse).
Attention: les produits/variantes ne peuvent plus être modifiés après la création du manuel ! En cas de mauvais choix, le manuel correspondant doit être supprimé et recréé ! - Conseiller: sélectionnez votre conseiller WPK personnel (éditable ultérieurement). Les conseillers sélectionnés auront un accès en lecture et en écriture à votre manuel et pourront rédiger des commentaires sur certains points. (Les éventuels frais de service ne sont pas inclus dans les frais de licence et doivent être clarifiés bilatéralement avec le conseiller concerné).
- Certificateur/surveillance externe: en cas de surveillance externe éventuelle de votre WPK, sélectionnez l'organisme de certification souhaité (éditable ultérieurement). Les organismes de certification sélectionnés auront un accès en lecture à votre manuel et pourront rédiger des commentaires sur certains points. (Les frais de certification occasionnés doivent être clarifiés bilatéralement avec l'organisme de certification correspondant).
Après la création d'un manuel WPK en ligne, vous serez informé par e-mail et votre manuel apparaîtra parmi les manuels.
7. suppression d'un manuel
Tant que le manuel est à l'état de projet, il peut être supprimé à tout moment sous les "trois points dans le cercle", dans un délai de 10 jours et sans frais.
8. réglages du manuel
Les paramètres tels que l'usine de fabrication, l'accès au conseiller, le surveillant tiers se trouvent sous le manuel concerné dans les paramètres. Sélectionner le manuel avec la "flèche dans le cercle" et cliquer sur "Paramètres".
9. aperçu des commentaires d'un manuel
Si vous avez partagé le manuel avec des conseillers et/ou des certificateurs, les commentaires en ligne que vous ou le conseiller/certificateur avez déposés dans les différentes sections seront affichés sous forme d'aperçu. Sélectionner le manuel avec la "flèche dans le cercle" et cliquer sur "Commentaires".
10. modifier des formulaires individuels
Pour éditer un formulaire, sélectionnez le formulaire correspondant dans l'aperçu des formulaires avec la "flèche dans le cercle".
11. désactiver un formulaire
Si un formulaire optionnel n'est pas nécessaire, il peut être désactivé sous les "points dans le cercle". Le formulaire correspondant est alors barré dans l'aperçu et inactif en couleur.
12. activer un formulaire désactivé
Si vous souhaitez réactiver un formulaire désactivé, vous pouvez l'activer sous les "Points dans le cercle".
13. modèles de formulaires en annexe
S'ils existent, des modèles de formulaires sont déposés en annexe. Ceux-ci peuvent être téléchargés sous les différents formulaires dans le chevalier Annexes ou les formulaires remplis peuvent être téléchargés à nouveau.
14. propres annexes
Il est possible d'ajouter autant d'annexes que souhaité par formulaire. Celles-ci peuvent être téléchargées sous les différents formulaires dans l'onglet Annexes ou supprimées sous les "trois points dans le cercle". Si des annexes personnelles sont déposées dans un formulaire, une parenthèse apparaît dans l'aperçu du formulaire. Si vous avez partagé le manuel avec des conseillers et/ou des certificateurs, toutes les annexes peuvent être consultées par toutes les parties.
15. Impression de l'ensemble du manuel
Dans l'aperçu des formulaires, il est possible d'imprimer l'ensemble du manuel. Sous "imprimer", une nouvelle fenêtre de navigateur s'ouvre avec l'aperçu avant impression correspondant. Imprimez maintenant le manuel via votre navigateur. Menu Imprimer . (Dans l'aperçu avant impression, les champs d'indication ainsi que les cases à cocher non activées sont encore visibles, mais ils ne seront pas imprimés).
16. réglages de l'imprimante
Pour une impression correcte du manuel ou du formulaire individuel, contrôlez les paramètres d'impression de votre navigateur. Activez les critères suivants : Imprimer les couleurs de fond, Imprimer les images de fond. Désactivez si nécessaire : imprimer les en-têtes/pieds de page.
17. statut du manuel
Le statut effectif du manuel est attribué automatiquement.
- Brouillon: dès que vous avez ajouté un manuel, celui-ci est en statut de brouillon et peut être copié et imprimé après avoir été modifié. Les annexes peuvent être utilisées ou téléchargées.
- Publié: Le manuel est maintenant valable et il n'est plus possible de modifier son contenu. Les annexes peuvent toujours être utilisées ou téléchargées. Le manuel peut être imprimé, copié et une nouvelle version peut être créée.
- Certification réussie: dès que vous avez déposé une certification, le statut est attribué. Le manuel peut continuer à être consulté et les pièces jointes peuvent toujours être utilisées ou téléchargées. Le manuel peut être imprimé, copié et une nouvelle version peut être créée.
- Désactivé: le manuel est désactivé : Le manuel a été désactivé et il n'y a plus de frais de licence. Le manuel ne peut plus être consulté, imprimé et copié.
18. publier le manuel
Dans l'aperçu des formulaires, le manuel peut être publié. Confirmez la publication. Le manuel n'est valable qu'après sa publication. Ne publiez toutefois le manuel qu'une fois qu'il a été accepté par le responsable ou avant un éventuel contrôle externe.
19. déposer la certification
Une certification pour un manuel ne peut être déposée qu'après une publication. Dans l'aperçu des formulaires, vous pouvez déposer une certification sous "Déposer une certification". Déposez les indications suivantes :
- Certifié avec succès: Oui/Non
- Certification valable jusqu'au: Date
- Numéro de certification: numéro attribué par le contrôleur externe
20. désactiver le manuel
Un manuel peut être désactivé sous l'aperçu des formulaires dans le chevalier Réglages. Ainsi, il n'y a plus de frais de licence à payer. Cependant, le manuel n'est plus consultable et ne peut plus être imprimé. Cette étape ne peut être annulée que par le support, avec des conséquences financières.
21. copier un manuel/créer une nouvelle version
Pour pouvoir continuer à travailler sur un manuel publié, il faut d'abord le copier. Copiez un manuel dans l'aperçu des manuels à l'aide des "trois points dans le cercle". Une nouvelle version est créée à partir de la version publiée. Tous les contenus sont repris.
22. archive de manuel
Dès qu'un manuel publié a été copié et que la nouvelle version a été à nouveau publiée, l'ancienne version est déplacée dans les archives et est déposée sous l'aperçu des manuels dans les archives Ritter.
23. modifier le contenu du formulaire
- Remarques: Les remarques sur fond bleu ne font pas partie du manuel WPK et servent uniquement à la compréhension ou à la mise en œuvre. Ces remarques sont encore visibles dans l'aperçu avant impression, mais ne sont pas imprimées.
- Les textes: Tous les contenus qui peuvent/doivent être édités peuvent être modifiés ou complétés à volonté.
- Cases à cocher: activez les cases à cocher correspondant à vos données ou ajoutez des champs de sélection supplémentaires. Celles-ci peuvent être supprimées en cliquant sur le "moins dans le cercle". Seules les cases à cocher activées sont imprimées.
- Les commentaires: Des commentaires peuvent être déposés dans chaque section. Si vous avez partagé le manuel avec des conseillers et/ou des certificateurs, tous les commentaires seront visibles pour toutes les parties. De même, les conseillers/certificateurs peuvent ajouter des commentaires qui seront visibles pour toutes les parties.
24. Impression de formulaires individuels
Lorsqu'un formulaire est sélectionné, il peut être imprimé individuellement. Sous "Imprimer", une nouvelle fenêtre de navigateur s'ouvre avec l'aperçu avant impression correspondant. Imprimez maintenant le formulaire via votre navigateur. Menu "Imprimer". (Dans l'aperçu avant impression, les champs d'indication ainsi que les cases à cocher non activées sont encore visibles, mais ils ne seront pas imprimés).
25. paramètres de l'imprimante
Pour une impression correcte du manuel ou du formulaire individuel, contrôlez les paramètres d'impression de votre navigateur. Activez les critères suivants : Imprimer les couleurs de fond, Imprimer les images de fond. Désactivez si nécessaire : Impression de l'en-tête et du pied de page.
